Médias sociaux et évènementiel : Mélange explosif

Utiliser les médias sociaux pour promouvoir et animer un évènement se fait de plus en plus fréquent. La démocratisation des nouvelles technologies (réseaux hauts débits, 3G, 4G, Mobiles, …) est devenu un atout pour les organisateurs, qui ne manquent pas de s’en servir pour organiser leurs évènements. Voici quelques pistes et bonnes pratiques de l’utilisation des médias sociaux pour l’organisation et l’animation d’un évènement.

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Avant l’évènement…

Avant le jour j, beaucoup de choses peuvent se passer sur le web : une partie de la communication, la billetterie ou encore la promotion. Sauf évènement privé, la majorité des manifestations possède un site web, même temporaire, sur lequel les participant peuvent trouver des informations et/ou acheter des billets. L’idée est de rendre ce site viral. Pour peu que l’évènement auquel l’internaute participe soit un peu prestigieux (conférence, salon…) ou cool (Concert, Expo…), il sera peut être tenté de rendre publique sa participation. L’interfacage avec Twitter et Facebook (éventuellement Linkedin ou Viadeo pour les événements pro) peut donc s’avérer très utile pour faire un peu de promotion gratuitement. La création d’un évènement (au sens Facebook) peut être un bon moyen de rendre l’évènement viral. Si un budget peut être alloué, ne pas hésiter à le sponsoriser par une campagne de Facebook ads, qui permettra de rendre visible l’évènement à vos cibles.

Bien avant l’événement, plusieurs mois avant même, il peut être intéressant de faire du teasing sur les médias sociaux. Les meilleurs outils pour cela sont les blogs et les pages Facebook, l’avantage du second étant bien entendu sa capacité à « stocker » les personnes. Le teasing peut se faire en dévoilant petit à petit des informations exclusives (photos du montages, info de programmations, présence de guests…), les internautes sont toujours friands de ce genre de contenu. Cette opération engendre bien entendu un coût supplémentaire car il faut quelqu’un pour s’occuper de tout cela… (idéalement un community manager). Les bénéfices de ce teasing peuvent être non seulement la promotion de l’évènement (le rendre visible et attractif pour inciter à plus de participants), mais également la communication, pour informer les participants sur le déroulement, leurs donner les informations utiles. Le but de tout cela étant de se retrouver le jour J avec une communauté engagée, motivée et présente sur l’évènement.

Enfin, si l’évènement est récurrent, l’utilisation de cette technique à un intérêt non négligeable : capitaliser sur les participants. En d’autres termes, si les participants de l’édition n sont fans de la page fan Facebook, il le seront à priori toujours lorsque vous communiquerez sur l’édition n+1… Ce qui entrainera soit une réduction des efforts de communication, soit une augmentation de la taille de votre évènement ;)

Pendant l’évènement…

Pendant l’évènement, il peut être intéressant de favoriser les partages « live » d’information. Cela est plus particulièrement important dans deux cas de figure : Les évènements récurrents et ceux s’étalant sur plusieurs jours (salons, foires, festival…). La raison de cela ? Mobiliser les abstentionnistes, comme diraient les politiques, faire venir les indécis en d’autres termes.
Evidemment cela ne se fait pas tout seul. Une fois sur l’évènement, les participants doivent être inciter à publier des informations sur leurs profils sociaux, via leurs mobiles le plus souvent, via des bornes internet temporaires plus rarement. La question qui se pose alors, est « Comment inciter les participants à publier des informations live ? ».

Le Hashtag pour Twitter : Il est important de définir ce qu’on appelle sur Twitter un Hashtag, dédié à l’évènement. Un hastag est un moyen sur Twitter de retrouver facilement toutes les informations concernant un sujet précis, ici votre évènement. Le Hashtag (ou mot clé) doit être relayé physiquement sur l’évènement : Support de présentation powerpoint, rappel sur les affiches, flyers, écrans… La simple vision d’un hashtag entraîne souvent les Twittos à publier de l’information relative au tag.

L’affichage live des tweets concernant l’évènement : Le fait d’afficher sur des écrans les conversations qui se passent en live incite fortement les participants à y prendre part. Le coté « jeu » de voir son nom s’afficher sur les écrans est sympa pour le twittos, mais le but est tout autre pour les organisateurs,  qui rendent visible par cette action leur évènement aux followers de celui qui tweets. Plusieurs solutions gratuites exitent pour faire ce genre de choses, ma préférée, étant visibletweet. En exemple de ce que cela peut donner avec le hashtag #Socialmkg : http://visibletweets.com/#query=%23socialmkg&animation=2
L’affichage live de photos est également est très bon moyen d’animer et d’amuser vos invité (CF partie « Utiliser des outils 2.0)

Inviter des blogueurs et des twittos : Lors de la période de teasing, si elle a lieu, vous n’aurez aucun mal à détecter certains blogueurs ou twittos « influents », et en phase avec l’esprit de votre évènement. Il peut être intéressant de les inviter à participer à l’évènement, en tant que « VIP » ou « Presse ». Ces blogueurs seront des ambassadeurs de l’évènement, ils vont publier, animer le web, donner leur ressenti par rapport à votre évènement. Cerise sur le gâteau, si ces personnes ont aimé l’évènement vous pouvez peut être récolter quelques articles sur leur blog, donnant ainsi de la visibilité. Un petit « Warning » tout de même par rapport à cette pratique… Si votre évènement est mauvais ou si les twittos/blogueurs sont mal traités, mal reçus, c’est le retour de flamme qui vous attend : Ils vont quand même partager de l’information, plutôt négative.

Inciter : La présence d’un community manager sur place, le jour de l’évènement est recommandé pour inciter au partage d’information. Il (elle) va initialiser des conversations, publier des informations. Cette personne peut gérer un compte temporaire (ou non) officiel de l’évènement, pour plus de crédibilité et de poids.

strategie_reseaux_sociauxUtiliser des outils 2.0 : Lors de l’évènement, il vous est possible de mettre en place des « services 2.0″, qui donneront un côté moderne et interactif à votre manifestation. Des services tels que Balloon (système de question-réponse live, par tweets ou sms) vont permettre d’animer de manière moderne des conférences par exemple.
Un système comme Sharypic  est un excellent outil de partage instantané de photos. Le principe est simple : tout mobinaute qui publiera une photo avec le hashtag de l’évènement verra sa photos enregistrée dans le diaporama, et éventuellement diffusée en live lors de l’évènement.  Avec cet outil, c’est un véritable album photos qui est créé, par les participants, donnant un côté authentique aux contenu.

Après l’évènement…

Après l’évènement, il ne faut pas laissé tombé tout ce qui a été fait bien au contraire. Les espaces dédiés à l’évènement (blog, twitter, facebook) peuvent servir pour diffuser des comptes rendu, remercier les participants, ou encore leur donner rendez-vous pour la prochaine édition. Ce dernier point est important dans le cas d’évènement récurrent. Il s’agira de ne pas rester complètement inactif sur ces outils entre deux sessions, pour ne pas perdre l’audience.

Parmi le contenu à disposition après l’évènement, figure l’album photo Sharypic si vous avez utilisé la solution. Les participants seront ravi d’avoir des photos « non-officielles », souvent de très bonne qualité, de l’évènement. Des outils permettent également de cartographier l’ensemble des conversations qui ont eu lieues sur Twitter lors de l’évènement.

En clair, tout contenu qui aura été collecté lors de l’évènenemt est bon à publier après l’évènement : vidéo, interview, photos, bilan chiffré…

Evidemment toutes ces pratiques ne s’appliquent pas à tout les évènements… Selon le type de manifestation, publiques ou privées, selon les participants, plus ou moins utilisateurs de nouvelles technologies, cela pourra être mis en place ou non. Ce qui semble être une évidence, c’est que ces pratiques deviennent un gage de réussite pour une certaine catégorie d’évènement, catégorie initialement composée des « évènements de geek », mais qui inclue également aujourd’hui les concerts, salons, foires, festivals, et autres rassemblements publiques… Ne pas rater le tournant ;)

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